Documents nécessaires pour vendre une maison au Québec : quoi préparer avant la mise en vente
Vous décidez qu’il est temps de vendre votre maison.
Naturellement, vous commencez à penser au prix demandé, aux photos, aux visites et à votre prochain déménagement.
Puis vient une question beaucoup moins excitante :
« Quels documents dois-je réellement préparer pour vendre ma maison au Québec? »
Ce n’est peut-être pas la partie la plus intéressante d’une vente immobilière.
Mais elle peut devenir l’une des plus importantes.
Parce que le véritable problème n’est pas simplement de découvrir qu’un document manque.
C’est de le découvrir après avoir reçu une promesse d’achat, surtout si ce document révèle quelque chose qui aurait dû être compris avant la mise en marché.
Un certificat de localisation qui ne reflète plus l’état actuel de la propriété.
Des rénovations pour lesquelles vous ne retrouvez plus les documents.
Une ancienne infiltration d’eau.
Un rapport d’inspection.
Une servitude.
Une cotisation spéciale en copropriété.
Une situation liée à un bail.
Une pénalité hypothécaire que vous n’aviez pas prévue.
Aucune de ces situations ne signifie automatiquement que vous ne pouvez pas vendre.
Mais les découvrir tard peut entraîner des délais, des dépenses supplémentaires, des inquiétudes chez l’acheteur et parfois une renégociation.
C’est pourquoi je préfère poser les questions avant que les acheteurs les posent.
Comprendre la propriété avant de demander à quelqu’un de prendre une décision financière importante à son sujet.
Quels documents faut-il pour vendre une maison au Québec?
Les documents nécessaires varient selon la propriété et votre situation.
Une maison unifamiliale, une copropriété, un immeuble à revenus, une succession ou une propriété ayant subi d’importantes rénovations ne nécessiteront pas nécessairement le même dossier.
Parmi les documents qui peuvent être pertinents lors d’une vente au Québec, on retrouve notamment :
- votre acte d’acquisition;
- un certificat de localisation décrivant l’état actuel de la propriété;
- les Déclarations du vendeur sur l’immeuble;
- les renseignements concernant les taxes municipales et scolaires;
- les informations hypothécaires;
- les factures et documents concernant les rénovations;
- les permis, plans et garanties lorsqu’ils existent;
- les anciens rapports d’inspection ou d’expertise;
- les documents concernant des problèmes connus et les réparations effectuées;
- les baux et renseignements sur les revenus lorsqu’il s’agit d’un immeuble locatif;
- les documents de copropriété lorsqu’il s’agit d’un condo;
- les documents concernant les servitudes, droits ou restrictions affectant la propriété;
- les documents pertinents concernant certaines réclamations d’assurance.
Vous n’aurez peut-être pas besoin de tous ces documents.
Votre situation peut également en nécessiter d’autres.
C’est précisément pourquoi je ne recommande pas d’attendre une promesse d’achat acceptée avant de commencer à bâtir le dossier.
1. Votre acte d’acquisition
L’un des premiers documents à retrouver est l’acte par lequel vous avez acquis la propriété.
Il permet notamment d’établir votre titre de propriété et contient des renseignements qui pourront être utiles au notaire lors de l’examen des titres.
La Chambre des notaires du Québec explique en quoi consiste l’examen des titres de propriété, notamment la vérification du droit de propriété ainsi que de certains droits ou charges pouvant affecter l’immeuble.
Si vous ne retrouvez pas immédiatement votre acte, cela ne signifie pas nécessairement qu’il existe un problème.
Mais j’applique un principe simple :
Ce qui peut être vérifié avant la mise en vente ne devrait pas devenir une urgence quelques jours avant une échéance importante.
2. Votre certificat de localisation
Pour plusieurs vendeurs québécois, c’est l’un des premiers documents que je voudrais examiner.
Le certificat de localisation est préparé par un arpenteur-géomètre. Il comporte un rapport et un plan concernant la situation et la condition de l’immeuble par rapport aux titres, au cadastre ainsi qu’aux lois et règlements pouvant l’affecter.
Mais il existe une distinction importante.
Avoir un certificat de localisation ne signifie pas automatiquement que celui que vous possédez convient encore à la transaction.
La meilleure question est :
« Est-ce que mon certificat décrit encore correctement l’état actuel de ma propriété? »
Cette question devient particulièrement importante si quelque chose a changé depuis sa préparation.
Une piscine a peut-être été installée.
Une remise ajoutée.
Une terrasse construite ou modifiée.
Une clôture installée.
Le bâtiment agrandi.
Des données cadastrales peuvent également avoir changé.
Pourquoi vérifier cela tôt?
Parce qu’obtenir un nouveau certificat peut prendre du temps.
Découvrir peu avant la transaction chez le notaire qu’un nouveau document est nécessaire peut transformer une question relativement simple en problème urgent.
3. Les Déclarations du vendeur sur l’immeuble
Lorsque vous vendez avec un courtier immobilier au Québec, les Déclarations du vendeur sur l’immeuble jouent un rôle particulièrement important.
Elles permettent de documenter différents renseignements connus concernant la propriété et son historique.
L’OACIQ explique le rôle et le contenu des Déclarations du vendeur sur l’immeuble.
Ce n’est pas un formulaire que je voudrais voir un vendeur remplir rapidement de mémoire au dernier moment.
Pourquoi?
Parce qu’une question peut en déclencher plusieurs autres.
Vous vous souvenez d’une infiltration d’eau survenue il y a huit ans.
Nous devons alors demander :
Quelle en était la cause?
Le problème a-t-il été réparé?
Qui a effectué les travaux?
Avez-vous encore la facture?
Une réclamation d’assurance a-t-elle été faite?
Un expert est-il intervenu?
Le problème s’est-il reproduit?
Une seule réponse peut nous mener vers un document qu’il serait préférable de retrouver avant que les acheteurs commencent à poser les mêmes questions.
Plus tôt nous identifions une situation, plus nous avons de temps pour la comprendre correctement.
4. Les factures de rénovation, permis et garanties
Si vous avez rénové la propriété, commencez à rassembler les documents que vous possédez encore.
Cela peut comprendre :
- les factures des entrepreneurs;
- les factures de matériaux;
- les permis;
- les plans;
- les garanties;
- les contrats;
- les photographies;
- certains rapports liés aux travaux.
Il existe une différence importante entre dire à un acheteur :
« La toiture a été refaite il y a quelques années. »
et pouvoir démontrer quand les travaux ont été réalisés, par qui et ce qui a réellement été fait.
Le même principe s’applique aux fenêtres, à l’électricité, à la plomberie, aux fondations, à l’imperméabilisation, à la cuisine, aux salles de bain et aux modifications structurales.
La documentation ne rend pas automatiquement une rénovation plus précieuse.
Mais elle peut rendre l’histoire de la propriété beaucoup plus crédible et beaucoup plus claire.
5. Les documents concernant les problèmes antérieurs et les réparations
C’est ici que certains vendeurs deviennent inconfortables.
Supposons que votre sous-sol ait subi une infiltration d’eau il y a six ans.
Vous avez trouvé la cause.
Les travaux correctifs ont été réalisés.
Le sous-sol est demeuré sec depuis.
Votre première réaction pourrait être :
« Si le problème est réglé, pourquoi en parler? »
Je préfère poser d’autres questions.
Que s’est-il passé?
Quelle était la cause?
Qui a effectué les réparations?
Quand les travaux ont-ils été réalisés?
Quels documents existent encore?
Le problème s’est-il reproduit?
Un problème antérieur accompagné d’une explication claire et de documents concernant les travaux correctifs raconte une histoire très différente d’un problème découvert par l’acheteur sans contexte.
Essayer de faire disparaître une situation connue ne protège pas nécessairement la transaction.
Cela peut créer un problème beaucoup plus important plus tard.
Un fait difficile compris tôt est généralement plus facile à gérer qu’une surprise découverte après que la confiance a été ébranlée.
6. Les anciens rapports d’inspection et d’expertise
Avez-vous un ancien rapport d’inspection?
Un rapport d’ingénieur?
Une expertise concernant les fondations?
Un test de pyrite?
Un test de radon?
Un rapport concernant la moisissure?
Une inspection de drain?
Une expertise environnementale?
Ne supposez pas automatiquement qu’un ancien rapport n’a plus aucune importance simplement parce que des travaux ont été réalisés par la suite.
Il peut aider à comprendre l’historique de la propriété et expliquer pourquoi certains travaux correctifs ont été effectués.
Si un rapport a identifié un problème qui a ensuite été corrigé, je voudrais comprendre les deux parties de l’histoire.
Le problème initial.
Et ce qui a été fait pour le régler.
Cela peut comprendre le rapport original, les documents de l’entrepreneur, les factures, les garanties et les rapports de suivi lorsqu’ils existent.
L’objectif n’est pas d’accumuler le plus de papier possible.
C’est de comprendre ce que ces documents racontent avant qu’un acheteur intéressé tente de le comprendre lui-même.
7. Les informations sur les taxes municipales et scolaires
Les renseignements actuels concernant les taxes municipales et scolaires sont également pertinents.
Les acheteurs veulent comprendre les coûts associés à la propriété.
Plusieurs renseignements pourront être vérifiés pendant la transaction, mais avoir votre documentation organisée aide à présenter des informations exactes.
Et s’il existe une situation inhabituelle concernant la propriété, mieux vaut la comprendre tôt que la découvrir au mauvais moment.
8. Vos informations hypothécaires
Si une hypothèque affecte la propriété, identifiez votre prêteur et rassemblez vos informations hypothécaires.
Vous n’avez pas besoin de calculer vous-même tous les ajustements finaux avant la mise en marché.
Mais je voudrais qu’un vendeur ait une idée raisonnable de certains éléments :
- Quel prêteur détient l’hypothèque?
- Quel est approximativement le solde?
- Une pénalité pour remboursement anticipé pourrait-elle s’appliquer?
- D’autres dettes garanties affectent-elles la propriété?
Pourquoi est-ce important?
Parce que le chiffre qui vous intéresse réellement n’est pas seulement le prix de vente.
C’est ce qu’il vous restera une fois les obligations liées à la vente prises en considération.
Si les sommes dues sont relativement proches du produit prévu de la vente, découvrir tardivement un coût important peut modifier votre projet.
9. Les servitudes, droits et restrictions
Un acheteur n’achète pas uniquement le bâtiment qu’il a visité.
Il acquiert également les droits attachés à la propriété.
Un immeuble peut être affecté par des éléments qui ne sont pas évidents pendant une visite.
Un droit de passage.
Une servitude.
Un empiètement.
Certaines restrictions.
Une hypothèque.
D’autres droits publiés.
C’est notamment pourquoi le certificat de localisation et l’examen des titres par le notaire sont importants.
La belle cuisine est facile à voir. Les droits juridiques qui affectent la propriété le sont beaucoup moins.
10. Vous vendez un condo? Attendez-vous à davantage de documents
La vente d’une copropriété divise au Québec implique généralement de la documentation supplémentaire.
Selon la situation, les documents pertinents peuvent notamment concerner :
- la déclaration de copropriété;
- les règlements;
- les états financiers;
- les budgets;
- les procès-verbaux;
- les charges communes;
- le fonds de prévoyance;
- les assurances;
- les travaux majeurs;
- certaines cotisations spéciales.
Il existe également une difficulté supplémentaire.
Une partie de cette information peut devoir provenir du syndicat de copropriété.
Vous ne contrôlez donc pas nécessairement la rapidité avec laquelle tout sera obtenu.
Lorsqu’un tiers doit fournir de l’information pour votre transaction, attendre que l’acheteur la réclame peut faire perdre un temps précieux.
11. Vous vendez un immeuble à revenus? Rassemblez les documents locatifs
Si des locataires occupent la propriété, le dossier change encore.
Selon l’immeuble, les documents pertinents peuvent comprendre :
- les baux actuels;
- les modifications aux baux;
- les avis d’augmentation;
- les loyers actuels;
- les services inclus;
- d’autres renseignements concernant les locations.
Un investisseur n’évalue pas seulement le bâtiment.
Il évalue également les revenus, les baux et les obligations qui accompagnent l’immeuble.
Un beau duplex avec des informations locatives difficiles à comprendre représente une décision d’achat très différente d’un immeuble dont le dossier est clair et organisé.
Faut-il faire inspecter sa maison avant de la vendre?
Pas nécessairement.
Je ne recommanderais pas automatiquement une inspection prévente pour chaque propriété.
Je commencerais plutôt par cette question :
« Que savons-nous déjà sur la propriété, et quel problème une inspection prévente nous aiderait-elle à résoudre? »
Peut-être existe-t-il une incertitude concernant une composante.
Peut-être que l’historique de la propriété justifie une vérification supplémentaire.
Peut-être qu’identifier certains problèmes avant l’inspection d’un acheteur permettrait de mieux préparer la vente.
Ou peut-être qu’il n’existe aucune raison convaincante d’en commander une.
Une inspection devrait avoir un objectif.
Ne commandez pas un rapport simplement parce qu’en faire davantage semble plus sécurisant. Commencez par déterminer quelle question vous cherchez à résoudre.
Que faire si vous ne retrouvez pas un document?
Ne paniquez pas.
Mais ne l’ignorez pas non plus.
Selon le document manquant, vous pourriez devoir communiquer avec :
- votre notaire;
- votre municipalité;
- votre arpenteur-géomètre;
- votre prêteur;
- votre entrepreneur;
- votre syndicat de copropriété;
- votre assureur;
- un autre professionnel ayant travaillé sur la propriété.
Certains documents peuvent être relativement faciles à obtenir.
D’autres peuvent prendre du temps.
Certains devront peut-être être mis à jour ou refaits.
Le meilleur moment pour découvrir qu’un document manque est lorsque vous avez encore le temps d’agir.
Peut-on vendre une maison au Québec sans courtier immobilier?
Oui.
Mais vendre sans courtier ne fait pas disparaître l’historique de la propriété, la documentation ni les obligations du vendeur.
Vous devez toujours comprendre quels renseignements sont pertinents, quels documents sont nécessaires dans votre situation et quelles informations doivent être communiquées.
L’OACIQ propose un Guide du vendeur qui explique plusieurs étapes entourant une transaction immobilière réalisée avec l’intervention d’un courtier immobilier au Québec.
Et c’est ici que la différence entre avoir les documents et comprendre les documents devient importante.
Une liste trouvée en ligne peut vous dire :
« Trouvez votre certificat de localisation. »
Mais elle ne répond pas nécessairement aux questions plus importantes :
« Est-il toujours adéquat? »
« La propriété a-t-elle changé depuis sa préparation? »
« Contient-il quelque chose qui pourrait influencer la transaction? »
Le même principe s’applique au reste du dossier.
Aujourd’hui, obtenir une liste de documents est facile.
La vraie valeur consiste à savoir quoi chercher, quelles questions poser et ce qu’il vaut mieux clarifier avant qu’un acheteur, un inspecteur ou un notaire le découvre à votre place.
Que se passe-t-il après l’acceptation d’une promesse d’achat?
Une promesse d’achat acceptée ne signifie pas que le travail documentaire est terminé.
Selon la transaction et ses conditions, il peut encore y avoir des étapes concernant :
- le financement;
- l’inspection;
- l’examen des documents;
- certaines conditions;
- l’examen des titres;
- le certificat de localisation;
- la radiation de l’hypothèque;
- la préparation de l’acte de vente.
L’OACIQ explique les démarches qui suivent lorsqu’un vendeur reçoit une promesse d’achat.
C’est précisément pourquoi la préparation avant la mise en vente est importante.
Une fois la promesse acceptée, les délais commencent à compter.
Les questions deviennent plus urgentes.
L’acheteur a pris un engagement financier et émotionnel.
Et quelque chose qui aurait pu être étudié calmement avant la mise en marché peut soudainement nécessiter une réponse rapide.
Avant la promesse d’achat, vous avez généralement davantage de temps pour résoudre un problème. Après son acceptation, l’horloge peut commencer à travailler contre vous.
Le document que les vendeurs sous-estiment souvent
Si je devais choisir un document fréquemment sous-estimé, ce serait le certificat de localisation.
Pas parce que chaque certificat doit être remplacé.
Ce n’est pas le cas.
Le problème est de supposer :
« J’en ai un dans un tiroir, donc tout est correct. »
La meilleure question est :
« Le certificat que je possède décrit-il encore correctement l’état actuel de ma propriété? »
Si la réponse est incertaine, je préfère vérifier avant la mise en vente plutôt que de découvrir le problème peu avant la transaction chez le notaire.
Faut-il cacher un document qui pourrait nuire à la vente?
Non.
Tenter de protéger son prix de vente en cachant sciemment une information importante peut créer une situation beaucoup plus grave.
Si un rapport, un document ou un fait connu contient une information pertinente concernant la propriété, la meilleure approche est de la comprendre.
Que s’est-il passé?
Que dit réellement le document?
Des travaux correctifs ont-ils été réalisés?
Quelles preuves existent?
Quelles informations doivent être communiquées?
Comment un acheteur raisonnable pourrait-il réagir?
Faut-il régler quelque chose avant la mise en marché?
Il ne s’agit pas de transformer chaque événement mineur de l’histoire de la maison en problème majeur.
Il s’agit de traiter les faits pertinents avant qu’ils deviennent des surprises.
La transparence ne consiste pas à effrayer les acheteurs. Elle consiste à éviter qu’une surprise évitable compromette la confiance et la transaction plus tard.
Une meilleure façon de préparer votre dossier avant la mise en vente
Au lieu d’attendre que quelqu’un demande les documents un à un, je recommande de créer un dossier organisé avant la mise en marché.
Commencez avec ce que vous possédez :
- documents de propriété;
- certificat de localisation;
- Déclarations du vendeur;
- renseignements fiscaux;
- informations hypothécaires;
- dossiers de rénovation;
- garanties;
- permis;
- rapports d’inspection et d’expertise;
- factures de réparation;
- documents de copropriété lorsque nécessaire;
- documents locatifs lorsque nécessaire.
Ensuite, demandez-vous :
« Qu’est-ce qui manque? »
Puis posez une deuxième question, encore plus importante :
« Y a-t-il quelque chose dans ces documents que nous devrions comprendre avant qu’un acheteur le voie? »
Parce que le but n’est pas d’avoir le classeur le mieux organisé du quartier.
Le but est de réduire les incertitudes évitables pendant la transaction.
Documents pour vendre une maison dans le Grand Montréal et sur la Rive-Sud
La même préparation est utile que vous vendiez à Saint-Laurent, Ahuntsic-Cartierville, Laval, Boucherville, Varennes, Sainte-Julie, Chambly, Carignan ou Saint-Constant.
Mais le dossier doit toujours correspondre à la propriété.
Une maison détachée à Saint-Laurent peut soulever des questions documentaires différentes d’une copropriété à Laval.
Un immeuble à revenus à Ahuntsic-Cartierville peut nécessiter des informations sur les baux et les revenus qui n’existent pas pour une maison unifamiliale à Sainte-Julie.
Une propriété ayant subi plusieurs agrandissements ou modifications extérieures peut nécessiter beaucoup plus d’attention concernant le certificat de localisation et les documents de rénovation qu’une maison demeurée essentiellement inchangée.
Voilà pourquoi une liste générale n’est que le point de départ.
Le véritable dossier doit être construit autour de la propriété que vous vendez.
L’essentiel à retenir
Le meilleur moment pour découvrir qu’un document important manque n’est pas trois jours avant une échéance.
C’est avant de mettre votre propriété sur le marché.
Commencez par les éléments essentiels.
Votre acte d’acquisition.
Votre certificat de localisation.
Les Déclarations du vendeur.
Les informations fiscales.
Les renseignements hypothécaires.
Les documents concernant les rénovations et les réparations.
Les anciens rapports.
Les garanties.
Puis allez plus loin.
La propriété a-t-elle changé physiquement?
Des rénovations importantes ont-elles été réalisées?
Y a-t-il déjà eu une infiltration d’eau?
Existe-t-il des servitudes ou d’autres droits affectant l’immeuble?
S’agit-il d’une copropriété?
La propriété est-elle louée?
Existe-t-il un ancien rapport d’expertise?
Votre certificat de localisation reflète-t-il toujours l’état actuel de la propriété?
Chaque réponse peut mener à une autre question qu’il vaut mieux résoudre tôt.
Parce que vendre une maison ne consiste pas à produire la plus grosse pile de documents possible.
Il s’agit d’avoir les bonnes informations, de comprendre ce qu’elles signifient et de régler les questions importantes avant qu’elles deviennent urgentes.
Et avant de mettre votre propriété en vente, voici peut-être la meilleure question à vous poser :
« Si un acheteur sérieux examinait demain tout ce qui concerne ma propriété, qu’est-ce qui pourrait le surprendre? »
Si vous ne connaissez pas encore la réponse, c’est précisément ce que je voudrais découvrir avant la mise en marché.
Pas après avoir reçu une promesse d’achat.
La bonne décision. Au bon moment. Pour les bonnes raisons.
Jonathan Cabana
Courtier immobilier résidentiel et commercial
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